Pomen dobrih pisnih spretnosti na delovnem mestu

Medtem ko se v številnih delovnih oglasih pogosto omenjajo spretnosti ustnega in pisnega komuniciranja, zaposleni in delodajalci včasih zanemarjajo pomen dobrega pisanja na delovnem mestu. Ko delavec dobro piše, izkaže vljudnost, pozornost do podrobnosti in inteligenco. Poleg tega zaposleni, ki imajo dobre pisne komunikacijske veščine, koristijo svojemu podjetju z zagotavljanjem kakovostne komunikacije s strankami, potencialnimi stranmi in drugimi zunanjimi interesi

Narediti dober prvi vtis

Obstaja stari kliše o tem, da nikoli ne dobim druge priložnosti, da bi naredil dober prvi vtis. To velja tudi, če je prvi vtis prek napisane besede. Ko je e-poštno sporočilo, pismo, besedilno sporočilo ali objava v družabnih medijih dobro napisana, dobro organizirana in slovnično pravilna, si bralec o piscu ustvari dobro mnenje.

Po drugi strani pa se zaradi napačno črkovanih besed, slabo organiziranih misli in slovničnih napak pisatelj zdi inteligenten in nestrokoven. V fazi prijave ali razgovora bi to lahko stalo delavca ponudbe za delo ali pa ponudbo plače, ki je nižja od tiste, ki bi lahko bila sicer. V poslovnem kontekstu se lahko slabo pisanje v zunanjih komunikacijah slabo odraža na podjetju. Sodelavci lahko opazijo tudi slabe pisne navade, ki bi lahko vplivale na njihovo dojemanje pisateljeve kompetence.

Dobro pisanje kaže vljudnost

Dobro poslovno pisanje dokazuje, da pisatelj ceni bralčev čas. Ko je pisatelj sposoben organizirati svoje misli in pomisleke ter jih predstaviti na način, ki ga je mogoče zlahka prebrati in razumeti, ima bralnik korist.

Po drugi strani pa slabo pisanje sili bralca, da porabi čas in energijo, da bi razumel, kaj se sporoča. V mnogih primerih bo bralec morda moral pisatelju postavljati pojasnilna vprašanja. Pisanje jasno kaže, da pisatelj spoštuje bralčev čas in ga ne želi zapravljati.

Pomen jasne komunikacije

Dobre poslovne odločitve so odvisne od jasne komunikacije. To velja, ne glede na to, ali so komunikacije notranje ali zunanje. Veliko lažje je usklajevati interne projekte in deliti ideje, ko vsi sodelavci razumejo predstavljene ideje in postopke za dokončanje projekta. Ko zaposleni razumejo, kaj lahko pričakujejo drug od drugega, se morala pogosto izboljša.

Podobno bodo delavci imeli veliko boljše odnose z ljudmi zunaj podjetja, ko bo njihova komunikacija lahko razumljiva. Usklajevanje sestankov, določanje ciljev in pogajanja o sporazumih postane veliko bolj preprosto, ko obe strani lahko jasno pišeta.

Načini za izboljšanje poslovnega pisanja

Posamezniki, ki jih skrbi poslovno pisanje, imajo več možnosti za izboljšanje svojih spretnosti. Tu je nekaj, ki jih je treba upoštevati:

Vzemite si dodaten čas: v mnogih primerih lahko oseba izboljša svoje pisanje tako, da si vzame dodaten čas za sestavljanje sporočil in njihovo lektoriranje. Delavci naj poslovnega komuniciranja ne obravnavajo kot opravila, ki jih je treba opraviti čim prej, temveč kot samostojne projekte. Kadar je mogoče, je priporočljivo, da napišete pomembna pisma in e-poštna sporočila vsaj nekaj ur, preden jih boste poslali, da se bo pisatelj lahko odpočil od dela in ga nato pregledal s svežimi očmi.

Uporabite preverjevalnik slovnice: Programska oprema za obdelavo besed običajno vključuje preverjanje slovnice, vendar obstajajo samostojni programi, ki lahko za še večjo jasnost pogosto zagotovijo robustnejše lektoriranje in povratne informacije.

Prosite za povratne informacije: Po pisanju posebej pomembnega pisma ali e-pošte je morda dobro, da uslužbenec prosi svojega vodjo ali kolega, naj pregleda del in da povratne informacije.

Poiščite tutorstvo ali se udeležite predavanja: Obstaja veliko možnosti za izboljšanje pisnih spretnosti z izobraževalnimi programi. Skupnostne šole in programi za izobraževanje odraslih ponujajo tečaje iz poslovnega pisanja, veliko teh tečajev pa je mogoče opraviti po spletu.