Informacijska tehnologija in njena vloga v sodobni organizaciji

Informacijska tehnologija (IT) je postala bistveni in sestavni del vsakega poslovnega načrta. Od večnacionalnih korporacij, ki vzdržujejo glavne sisteme in baze podatkov, do majhnih podjetij, ki imajo en sam računalnik, igra IT vlogo. Razloge za vseprisotno uporabo računalniške tehnologije v poslu je najbolje ugotoviti, če preučimo, kako se uporablja v poslovnem svetu.

Komunikacija med zaposlenimi, dobavitelji in kupci

Za številna podjetja je e-pošta glavno sredstvo komunikacije med zaposlenimi, dobavitelji in kupci. E-pošta je bila eden prvih gonilnikov interneta, ki je zagotavljal preprosto in poceni sredstvo za komunikacijo. V preteklih letih so se razvila tudi številna druga komunikacijska orodja, ki osebju omogočajo komunikacijo z uporabo klepetalnic v živo, spletnih orodij za srečanja in sistemov za videokonference. Telefoni in pametni telefoni z glasovnim protokolom prek interneta (VOIP) ponujajo zaposlenim še več visokotehnoloških načinov komunikacije.

Sistemi upravljanja zalog

Ko gre za upravljanje zalog, morajo organizacije vzdrževati dovolj zalog, da zadostijo povpraševanju, ne da bi vlagale v več, kot zahtevajo. Sistemi upravljanja zalog spremljajo količino vsakega predmeta, ki ga podjetje vzdržuje, sprožijo vrstni red dodatnih zalog, ko količine padejo pod vnaprej določen znesek. Te sisteme je najbolje uporabiti, če je sistem upravljanja zalog povezan s sistemom prodajnega mesta (POS). POS sistem zagotavlja, da se ob vsaki prodaji predmeta eden od teh elementov odstrani iz števila zalog, kar ustvarja zaprto informacijsko zanko med vsemi oddelki.

Sistemi za upravljanje podatkov

Dnevi velikih arhivskih prostorov, vrst arhivov in pošiljanje dokumentov hitro minevajo. Danes večina podjetij digitalne različice dokumentov shranjuje v strežnike in naprave za shranjevanje. Ti dokumenti so takoj na voljo vsem v podjetju, ne glede na njihovo geografsko lokacijo. Podjetja lahko ekonomično shranjujejo in hranijo ogromno zgodovinskih podatkov, zaposleni pa imajo takojšen dostop do potrebnih dokumentov.

Upravljavski informacijski sistemi

Shranjevanje podatkov je samo korist, če jih je mogoče učinkovito uporabiti. Napredna podjetja te podatke uporabljajo kot del procesa strateškega načrtovanja in taktične izvedbe te strategije. Upravljavski informacijski sistemi (MIS) podjetjem omogočajo sledenje prodajnih podatkov, stroškov in ravni produktivnosti. Podatki se lahko uporabljajo za sledenje dobičkonosnosti skozi čas, maksimiranje donosnosti naložbe in prepoznavanje področij izboljšanja.

Upravitelji lahko dnevno spremljajo prodajo, kar jim omogoča, da se takoj odzovejo na številke, ki so nižje od pričakovanih, tako da povečajo produktivnost zaposlenih ali zmanjšajo stroške izdelka.

Upravljanje odnosov s strankami

Podjetja IT uporabljajo za izboljšanje načina oblikovanja in upravljanja odnosov s strankami. Sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM) zajemajo vsako interakcijo podjetja s stranko, tako da je mogoča bolj bogata izkušnja. Če stranka s težavo pokliče klicni center, bo predstavnik za podporo strankam lahko videl, kaj je kupila, si ogledal informacije o pošiljanju, poklical priročnik za usposabljanje za ta izdelek in se učinkovito odzval na težavo.

Celotna interakcija je shranjena v CRM sistemu in je pripravljena na odpoklic, če stranka ponovno pokliče. Stranka ima boljše in bolj usmerjene izkušnje, podjetje pa ima koristi od večje produktivnosti.